Welche Abläufe im Betrieb sich wirklich automatisieren lassen (und welche nicht)

Ich werde in letzter Zeit oft gefragt, ob man das nicht alles automatisieren könne. Meistens kommt die Frage von jemandem, der abends noch am Schreibtisch sitzt und Anfragen abtippt, die tagsüber reingekommen sind. Die kurze Antwort: einiges ja, vieles nein. Und weil in dem Bereich gerade sehr viel Unsinn verkauft wird, schreibe ich hier auf, wie ich das sehe.

Die eine Frage, die alles entscheidet

Ein Ablauf lohnt sich genau dann, wenn er drei Dinge erfüllt:

• Er kommt oft vor, mindestens ein paar Mal pro Woche.
• Er läuft immer gleich ab, ohne dass jemand nachdenken muss.
• Ein Fehler darin ist teuer, weil eine Anfrage liegen bleibt oder ein Termin platzt.

Treffen alle drei Punkte zu, holen Sie Zeit heraus, und zwar dauerhaft. Fehlt eines davon, bauen Sie sich nur eine weitere Sache, die kaputtgehen kann.

Was sich in fast jedem Betrieb lohnt

Die Anfrage, die nirgendwo liegen bleibt. Ein Kunde füllt Ihr Formular aus. Statt einer Mail, die in einem Postfach versauert, passiert Folgendes von allein: Der Kunde bekommt sofort eine Bestätigung, Sie bekommen die Anfrage aufs Handy, sie landet in Ihrer Liste, und wenn nach 24 Stunden niemand reagiert hat, erinnert der Ablauf noch einmal. Wer als Erster zurückruft, bekommt den Auftrag. So einfach ist das im Handwerk.

Die Erinnerung, an die niemand denkt. Termin bestätigen, am Vortag erinnern, nach dem Auftrag um eine Bewertung bitten. Das sind Kleinigkeiten, die im Tagesgeschäft regelmäßig untergehen. Automatisch passieren sie einfach.

Das Nachfassen zum Angebot. Das ist der Klassiker. Das Angebot geht raus und dann herrscht Funkstille, auf beiden Seiten. Eine freundliche Erinnerung nach ein paar Tagen kostet Sie nichts und rettet Aufträge, die sonst still verschwunden wären.

Das Übertragen von Daten. Alles, was heute jemand von einem System ins nächste abtippt, ist ein Kandidat. Jeder Tippfehler ist ein Anruf beim falschen Kunden.

Wovon ich abrate

Alles, wofür man Ihren Kopf braucht. Der Preis für ein ungewöhnliches Projekt, die Antwort auf eine Beschwerde, die Einschätzung, ob ein Kunde zu Ihnen passt. Wer solche Entscheidungen in Regeln presst, baut ein Regelwerk, das niemand mehr versteht und das im entscheidenden Moment das Falsche tut.

Alles, was selten vorkommt. Wenn ein Vorgang zweimal im Jahr passiert, machen Sie ihn von Hand. Die Einrichtung würde sich niemals bezahlt machen.

Eine KI, die frei mit Ihren Kunden redet. Sie kennt Ihren Betrieb nicht und blamiert Sie im Zweifel. Als Zuarbeit ist sie gut: eine Anfrage grob einordnen, einen Antwortentwurf vorbereiten. Das letzte Wort sollten aber Sie haben.

Warum ich es nicht über die bekannten Dienste mache

Die großen Automatisierungsdienste sitzen in den USA, rechnen pro Schritt oder pro Anfrage ab, und Ihre Kundendaten laufen durch deren Rechenzentren. Ich nutze stattdessen offene Software auf einem eigenen Server in Deutschland. Für Sie heißt das: nachvollziehbare Datenwege, keine Gebühr pro Anfrage und keine böse Überraschung, wenn ein Anbieter seine Preise verdreifacht.

Und ganz ehrlich: Ich empfehle das, weil ich es selbst so mache. Meine Akquise-Nachfassung, meine Server-Überwachung und der Entwurf für diesen Ratgeber laufen über genau diese Technik.

Was es kostet

Die Einrichtung eines ersten, sauber getesteten Ablaufs beginnt bei 690 € netto. Soll er danach bei mir laufen, samt Überwachung und Sicherung, sind das 49 € netto im Monat.

Rechnen Sie ehrlich gegen: Ein Ablauf, der Ihnen jede Woche zwei Stunden abnimmt, hat sich nach wenigen Monaten bezahlt gemacht und arbeitet danach weiter. Ein Ablauf, der fünf Minuten spart, wird sich nie rechnen. Genau deshalb sehe ich mir Ihren Fall vorher an und sage Ihnen, in welche Richtung es geht. Auch wenn die Antwort lautet: lassen Sie es.

Wie Sie anfangen

Nehmen Sie sich eine Woche lang jeden Handgriff vor, bei dem Sie denken "das schon wieder". Schreiben Sie ihn auf. Am Ende der Woche haben Sie eine Liste, und der oberste Eintrag darauf ist Ihr Kandidat. Genau mit diesem einen fangen wir an, nicht mit zehn auf einmal.