Passende Eingänge anbinden
Wir beginnen mit den tatsächlich benötigten Kanälen, zum Beispiel Ihrem Websiteformular und einem gemeinsamen Postfach. Weitere Kanäle prüfen wir einzeln auf geeignete Anbindungen.
Jede Anfrage hat einen Platz. Und einen nächsten Schritt.
Eine Nachricht im Postfach, eine Notiz vom Telefon, eine Anfrage über die Website. Wer kümmert sich darum? Ich bin Fabian von codesektor und richte eine gemeinsame Übersicht ein, damit Sie offene Anfragen und die nächste Rückmeldung im Blick behalten.
Einrichtung und Betreuung mit Fabian von codesektor. Aus Essen, deutschlandweit.
Einblick in den Beispielablauf
Anfragen im Überblick
- Anliegen
- Wartung anfragen
- Bearbeitung
- Rückruf geplant
- Nächster Schritt
- Zuständige Person informieren
Fiktives Beispiel. Den Ablauf können Sie auf der Demoseite selbst bedienen.
Beispiel öffnenWas sich im Alltag ändern kann
So läuft es häufig von Hand
Informationen liegen in einzelnen Nachrichten. Ob jemand zurückgerufen hat und was noch fehlt, lässt sich erst nach Nachfragen oder Suchen klären.
So gestalten wir den Ablauf
Eine Anfrage bekommt einen nachvollziehbaren Stand, eine zuständige Person und eine nächste Aufgabe. Ihr Team sieht, was offen ist und wann nachgefasst werden soll.
So könnte Ihr gemeinsamer Anfrageeingang aussehen
Öffnen Sie eine fiktive Kundenanfrage, ändern Sie den Bearbeitungsstand und setzen Sie eine Wiedervorlage. Die Übersicht zeigt direkt, was sich für den Betrieb verändert.
- Anfragen nach ihrem Bearbeitungsstand filtern
- Anliegen öffnen und Zuständigkeit festlegen
- Nächste Rückmeldung planen und den Status ändern
Eigene Demonstration von codesektor, keine Kundenreferenz. Nur vorgegebene Beispieldaten, keine echte Buchung und kein Nachrichtenversand.
Umfang und Voraussetzungen
Welche Bausteine Sie benötigen, halten wir vor dem Start im Angebot fest.
Ein verständlicher Bearbeitungsstand
Neu, in Bearbeitung, Rückmeldung offen oder abgeschlossen: Die Schritte passen zu Ihrem Betrieb. Kontaktdaten, Notizen und nächste Aufgaben gehören zum jeweiligen Vorgang.
Zuständigkeit und Wiedervorlage
Wer kümmert sich darum, und bis wann? Gemeinsam legen wir Zuständigkeiten, Erinnerungen und Übergaben fest. Automatische Antwortentwürfe bleiben bei Bedarf vor dem Versand in Ihrer Freigabe.
Einrichtung und Einweisung
Ich prüfe vorhandene Software, richte den vereinbarten Ablauf ein und gehe typische Fälle mit Ihnen durch. Eine kurze Dokumentation hilft beim späteren Nachschlagen und bei Vertretungen.
Diese Fragen klären wir vor dem Start
- Über welche Kanäle kommen Anfragen tatsächlich an?
- Welche Schritte liegen zwischen Erstkontakt und Auftrag?
- Wer darf welche Vorgänge sehen und bearbeiten?
- Welche bestehenden Daten sollen übernommen werden?
Passt der Ablauf zu Ihrem Betrieb?
Sinnvoll, wenn regelmäßig mehrere Anfragen parallel laufen, unterschiedliche Personen antworten oder Nachfassen bisher nur im Kopf stattfindet. Auch ein kleiner Betrieb kann mit einem einzigen Eingang beginnen.
Das prüfen wir zuerst
Bei wenigen überschaubaren Anfragen kann ein ordentliches Postfach mit einer einfachen Liste genügen. Hat Ihre Branchensoftware bereits eine geeignete Anfragenverwaltung, prüfen wir zuerst deren Einrichtung.
Ob sich die Einrichtung lohnt, hängt von Ihrem tatsächlichen Aufwand ab. Eine feste Zeitersparnis oder zusätzliche Aufträge kann ich daraus nicht pauschal zusagen.
Kosten und laufender Betrieb
Anzahl der Kanäle, Rollen, Datenübernahme und Erinnerungsregeln bestimmen den Aufwand. Sie erhalten einen beschriebenen Umfang für die Einrichtung. Softwarelizenzen, Betrieb und weitere Anpassungen werden gesondert ausgewiesen, soweit sie anfallen.
Einrichtung, laufende Leistungen und spätere Erweiterungen werden getrennt beschrieben. Das Preisniveau richtet sich nach dem geprüften Umfang.
Wir vereinbaren, wer die Übersicht fachlich pflegt und wie technische Probleme auffallen. Laufende Betreuung kann Anbindungen, Updates und Anpassungen am Ablauf abdecken. Sie erhalten eine Dokumentation der vereinbarten Schritte und Zugänge.
Preise und Modelle ansehenHäufige Fragen zu diesem Ablauf
Muss ich ein neues CRM anschaffen?
Nicht automatisch. Wir sehen zuerst nach, was Ihre vorhandenen Programme können. Eine schlanke Erweiterung oder die Einrichtung vorhandener Funktionen kann ausreichen.
Kommen Telefon und WhatsApp automatisch dazu?
Nur wenn geeignete, freigegebene Anbindungen vorhanden sind und wir sie beauftragen. Eine telefonische Anfrage kann auch manuell erfasst werden. Eine automatische Übernahme aller Kanäle wird nicht pauschal versprochen.
Antwortet das System selbst auf meine Kunden?
Das legen wir gemeinsam fest. Eine reine Eingangsbestätigung ist etwas anderes als eine fachliche Zusage. Angebote, verbindliche Termine oder individuelle Antworten können weiterhin Ihre Freigabe benötigen.
Was passiert mit vorhandenen Kundendaten?
Vor einer Übernahme prüfen wir Format, Datenqualität, Berechtigungen und benötigten Umfang. Wir vereinbaren außerdem Sicherung, Exportmöglichkeiten und den Umgang mit nicht mehr benötigten Daten.
Bringt die Verwaltung neue Anfragen?
Sie organisiert bereits eingehende Kontakte. Mehr Sichtbarkeit oder zusätzliche Nachfrage ist ein anderes Ziel. Eine bestimmte Auftragssteigerung kann ich aus der Einrichtung allein nicht ableiten.
Wo bleibt bei Ihnen Arbeit liegen?
Beschreiben Sie mir einen typischen Ablauf und die Programme, die Sie dafür nutzen. Für die erste Nachricht reichen ein paar Sätze ohne Zugangsdaten oder echte Kundendaten.
Eine kurze Frage? Öffnen Sie „Fabian schreiben“ unten rechts. Im Livechat sehen Sie, ob ich gerade online bin.